meetings-sastanci

Sastanci – nužnost, potreba ili prilika?

Pretpostavit ćemo da ste u svojoj dosadašnjoj karijeri dosad imali (ne)zadovoljstvo prisustvovati lošim sastancima. Pod lošim sastankom mislimo da nije imao svrhu, predstavljao je gubitak vremena, ništa se nije promijenilo, nije bilo nikakvog efekta… općenito govoreći, nepotrebna obveza i jednostavno – gnjavaža.

Kvalitetno vođeni sastanci važni su za zajedničko donošenje odluka, planiranje, provedbu, razvijanje odgovornosti i sve ostale aktivnosti koje pridonose uspjehu kompanije.

Tko su krivci za loše sastanke?

Tko je odgovoran što se sastanak održava? Voditelj. Koliko se često menadžeri, voditelji sastanaka, samoprocjenjuju? Koliko su iskreni u samoprocjeni? A koliko pitaju svoje zaposlenike kako vode sastanke? Rijetko ili nikad. Voditelji su prečesto uvjereni da samim time što imaju bogato i dugogodišnje iskustvo u upravljanju i vođenju sastanaka znaju sve što trebaju znati i stoga ne trebaju ni raditi na toj vještini, ni tražiti povratnu informaciju sudionika njihovih sastanaka.

S druge strane, sudionici često opravdano ili neopravdano na sastanke dolaze s predrasudama da će to biti samo još jedan u nizu gubitaka njihova dragocjenog vremena jer ih, u osnovi, sastanci odvlače od „pravog“ posla. Ovisno o tipu osobe, neki sastanke vide kao sjajnu priliku da se svi malo vide, popričaju i podruže, drugi su frustrirani jer ne znaju zašto su pozvani ni o čemu će biti riječi, dok neki u svemu, pa i u sastancima, vide izvrsnu priliku da se istaknu, budu „glavni“ i preuzmu riječ.

Koji su najčešći razlozi za neučinkovite sastanke?

Posljedice lošeg sastanka

I voditelj i sudionici mogu biti „krivci“ za loše sastanke – svi uključeni u proces snose zajedničku odgovornost za uspješnost sastanka. Razina nezadovoljstva obiju strana i negativni učinci lošeg sastanka mogu varirati od niskih do toliko značajnih da čak nadilaze prostor i vrijeme njegova održavanja –izrazito loši sastanci mogu dovesti do određenog fenomena tzv. „sindroma oporavka nakon sastanka“ (meeting recovery syndrome). Ne, nismo to izmislili, to doista postoji ;) Radi se o stanju u kojemu sudionici određeno vrijeme nakon sastanka provedu gunđajući i prigovarajući zbog negativnog iskustva na sastanku.

Kako tome doskočiti?

Naravno, rješenje koje se odmah nameće je da se ukinu sastanci jer štete produktivnosti i radnoj klimi. Cilj ne bi trebao biti ukinuti sastanke općenito, već samo one koji su neučinkoviti ili nepotrebni i poboljšati one koji opstanu i one čiji cilj možete ostvariti nekim jednostavnijim ili jeftinijim komunikacijski kanalom. Logično, zar ne? Ali nažalost, to nije tako jednostavno. Svi uključeni u proces trebali bi uložiti znatne napore kako bi to ostvarili.

Uloga voditelja sastanka

Voditelji sastanka su često oni koji najviše uživaju u samim sastancima. Najčešće su upravo oni ti koji na njima najviše i govore. Problem je što često ne ispunjavaju svoju podupirujuću i facilitatorsku ulogu. Voditelji bi trebali osvijestiti da su moćniji ako upravljaju raspravom, kontroliraju smjer i tijek sastanka i daju svim sudionicima priliku za riječ nego kad su autoritativni ili samo uživaju u svom glasu. Sudionici će više cijeniti takve voditelje, a sastanci će biti smisleniji i produktivniji ako svatko dobije priliku opravdati svoje sudjelovanje na sastanku.

Važnost pripreme

Mnogi voditelji sastanka ne vide da je problem u njima ili da sastanci nemaju svrhu. Voditelj bi trebao dobro procijeniti je li neka tema dovoljna da se sazove sastanak – ako postoji jeftiniji i brži način da se problem riješi, sastanak nije rješenje. Kad je sastanak neizbježan, kao i u drugim stvarima, priprema je neizostavan korak, tj. predradnja koja se ne smije preskočiti. Samo da navedemo neke osnovne parametre – svima mora biti jasno koja je tema, što se želi postići, tko je potreban, koji su parametri za praćenje uspješnosti i dokad treba biti gotovo.

Sudionici sastanka trebali bi biti svjesni svoje uloge na sastanku i doći pripremljeni – s obzirom na točke sastanka, svatko bi trebao (s obzirom na svoje radno mjesto i svoju ulogu) istražiti i prikupiti relevantne informacije potrebne za praćenje tijeka sastanka, oblikovati argumente ili doći s konkretnim idejama ili rješenjima, ovisno o vrsti i temi sastanka.

Komunikacija na sastanku

Sudionici bi, uz voditeljevu podršku i facilitaciju, trebali voditi računa o kolegijalnosti i davanju prilike svima da se izraze. Svi sudionici imaju jednako pravo na riječ, no često se događa da svi ne iskorištavaju to pravo u jednakoj mjeri.

Kod kreativnih sastanaka ili kad je potrebno prikupiti nove ideje i prijedloge, za sudionike koji rijetko kad dobiju priliku reći nešto ili se ne usude preporučili bismo brainwriting – po mnogima, to je puno učinkovitija metoda od brainstorminga jer omogućuje neometano i skoncentrirano skupljanje misli i ideja i zapisivanje, dok kod brainstorminga često oni najglasniji nadjačaju one koji su malo samozatajni i nisu skloni isticanju, a možda imaju dobre ideje.

Pritom je vrlo važno kontrolirati tijek sastanka – ovdje najviše dolazi do izražaja uloga voditelja kao facilitatora, amortizera i usmjerivača čiji je glavni zadatak voditi računa o tome da se rasprava ne „otme kontroli“ te da pažljivo raspolaže zadanim vremenom.

Zaključak

Naveli smo tek neke situacije i primjere u kojima sastanak može izazvati neželjene posljedice i ostaviti gorak okus u ustima svih prisutnih. Vjerujemo da biste i sami mogli navesti nekoliko primjera iz vlastita iskustva. Činjenica je da su sastanci i dalje apsolutna nužnost u poslovnom svijetu i kao takve ih svi trebamo prihvatiti. No nije i ne mora sve biti crno. Danas postoje brojni načini kako si sami možete pomoći.

Vještina vođenja sastanaka i sudjelovanja na njima podrazumijeva vladanje različitim, no jednako vrijednim poslovnim i komunikacijskim vještinama kao što su asertivnost, upravljanje konfliktima, pregovaranje, upravljanje vremenom, poslovni bonton i emocionalna inteligencija, a njihov udio varira i ovisi o tipu i vrsti sastanka. Budući da smo svi različiti i svatko vlada svojim specifičnim setom navedenih vještina, razumljivo je da to ponekad može dovesti do zahtjevnih situacija na sastancima. Upravo je zato važno pravovremeno i primjereno aktivirati i primijeniti pravu vještinu u konkretnoj situaciji.

Od navedenih vještina probrali smo upravo one dijelove koji su neophodni za učinkovite sastanke i izradili e-program Vođenje sastanaka i sudjelovanje na sastancima u kojemu samostalno i svojim tempom možete ovladati tom vještinom kad i gdje vam odgovara. Učinite si uslugu i uložite vrijeme u brušenje tih vještina što će zasigurno pozitivno utjecati na vaše sastanke (bilo da ste voditelj ili sudionik), komunikacijske vještine, odnose s drugima, a možda i na poziciju koju trenutno imate.

Ostavi prvi komentar!