Možda mislite da, ako ste glavni, samo trebate reći drugima što treba učiniti. To je samo djelomično točno. Prilikom delegiranja predajete nekome novi projekt ili zadatak, ali ako to ne učinite na pravi način, možda ga samo prosljeđujete, a da o tome niste dobro promislili. S druge strane, osoba kojoj je dodijeljen zadatak ili projekt ne zna što bi zapravo trebala učiniti i kako.
Dobro delegirati znači dodijeliti pravi posao pravoj osobi te biti sigurni kako joj je kristalno jasno koji se konačan rezultat očekuje.
Dobro delegiranje gotovo osigurava uspješan ishod. U ovoj lekciji naučit ćete kako to postići, no prvo pogledajmo kako stvari mogu poći po krivu.
Vi možda znate što želite, no ako oni koji obavljaju posao nisu sigurni kako uspješan rezultat izgleda, imaju vrlo slabe šanse postići ga. Sljedeće su situacije moguće ne vodite li računa o tome kako delegirate:
- Jedan od najčešćih prigovora koje ljudi imaju prilikom preuzimanja zadatka je to da se osjećaju kao da su od samog početka osuđeni na neuspjeh – osjećaju kako se od njih traži da postignu nemoguće i nemaju dovoljno vremena i resursa da obave posao.
- Ponekad se zadatak dodjeljuje pogrešnoj osobi. Možda ono što se treba obaviti nije njezina jača strana, a postoji netko drugi tko bi to mogao brže i bolje napraviti.
- U drugim se slučajevima radi o zadatku koji se uopće nije trebao delegirati jer se radilo o vašoj odgovornosti.
- Delegirate zadatak, a da ne vjerujete da ga osoba može obaviti.
- Ljudi skloni mikromenadžeriranju brinu da drugi neće obaviti posao kako treba, čak i kada su već mnogo puta dokazali svoju sposobnost. Ljude koji ostvaruju odlične i vrhunske rezultate demoralizira kada ih netko neprestano provjerava.
Iako je vještina delegiranja prilično jednostavna, to svakako ne znači da je ujedno i laka za provođenje. Proces uspješnog delegiranja sastoji se od 5 jednostavnih koraka:
- Odaberite pravu osobu
- Recite što treba napraviti – odredite SMART rezultate
- Definirajte ovlasti i granice
- Pružite odgovarajuću podršku
- Ohrabrite i osnažite
Proučimo pobliže svaki od navedenih koraka.
1. korak: Odaberite pravu osobu
Jednom kada ste odlučili kako neki zadatak može obaviti netko drugi, razmislite kojoj ga je osobi najbolje proslijediti.
Budite oprezni, u mnogim slučajevima najtalentiraniji pojedinci već imaju pune ruke posla pa ćete možda morati odabrati nekoga s manje iskustva.
Možete odabrati osobu koja je sposobna izvršiti zadatak, ali kojoj on također predstavlja izazov, tako da je ta uloga može osnažiti.
2. korak: Recite što treba napraviti – odredite SMART rezultate
Delegiranje je vrlo slično postavljanju ciljeva. Zamišljate željeni završni ishod i drugoj osobi dajete do znanja što želite da napravi.
Opišite rezultate koji su i specifični i mjerljivi. Definirajte točke provjere prema kojima možete znati odvija li se izvršenje po planu. Na taj će način svi uključeni moći prepoznati uspjeh kada ga ostvare.
Iako je dobro ljudima postavljati izazove, budite svjesni što je moguće. Nerealna očekivanja gotovo uvijek rezultiraju neuspjehom i žaljenjem.
Definirajte rokove za ciljeve i razvojne točke provjere, a potom osigurajte dovoljno vremena za postizanje željenih rezultata.
3. korak: Definirajte ovlasti i granice
Osnovno pravilo delegiranja glasi: ne možete nekome dati neku odgovornost bez da mu date i ovlasti potrebne za izvršavanje tog zadatka.
To znači omogućiti ljudima da rade ono što je nužno za obavljanje posla, a da vas ne moraju pitati za dopuštenje.
Usto, razgovarajte o granicama i o tome što ne želite da učine. Može vam pomoći slika nogometnog igrališta. Želite da igrači prijeđu duž čitavog terena i postignu gol, ali želite i da se zadrže unutar bijelih linija s obiju strana igrališta.
Sljedeće pravilo glasi – usmjeravajte ih koliko je prikladno za njihovu razinu iskustva. U većini slučajeva to znači kako ćete opisati što želite, ali ne i kako to postići.
Kada ljudima nedostaje praktičnog iskustva, možda će im trebati detaljniji plan. Ali on nije potreban bistrim, iskusnim ljudima koji će vam zamjeriti ako im se previše miješate u posao.
Ipak, možda ćete imati dobar razlog da ih usmjerite na određeni put. Na primjer, možda ćete željeti da kontaktiraju s određenim ljudima ili da se koriste određenom tehnologijom. U tom slučaju objasnite svoje razloge.
Na ovom koraku osoba zna zašto je odabrana za određeni zadatak i što se od nje očekuje.
4. korak: Pružite odgovarajuću podršku
Uvjerite ih kako će dobiti ono što je potrebno za obavljanje posla.
To znači osigurati prave resurse. To nije nešto što se rješava naknadno. O tome morate unaprijed razmisliti i organizirati sve što je potrebno.
Ova područja resursa vam mogu pomoći pri razmišljanju o tome što je ljudima potrebno: informacije, novac, ljudi, prostor, vrijeme, stvari – oprema, alati, zalihe, sustavi – komunikacija, tehnologija.
Ako to nije dostupno, morat ćete pronaći način da do toga dođete, a ako to ne možete, morat ćete smisliti kako se tome prilagoditi.
5. korak: Ohrabrite i osnažite
Ako ste dobro odradili prva četiri koraka, ovaj bi trebao biti najlakši. Jednostavno ohrabrite osobu, podsjetite je na njezine jake strane i recite joj kako ste sigurni da će izvrsno obaviti posao. To biste također trebali činiti s vremena na vrijeme za vrijeme rada na zadatku.
- Potvrđujte svoju PODRŠKU.
- Podsjećajte osobu na njezine JAKE STRANE.
- Dajte joj do znanja kako VJERUJETE u nju.
Prije nego što delegirate zadatak, razmislite o svakom od pet koraka tako da su sva područja pokrivena prije nego li s osobom razgovarate o zaduženju.
Provjerite je li osoba razumjela zadatak i smatra li da ima sve što joj je potrebno. Kada počne raditi na projektu, provjeravajte kako napreduje. To ne znači da joj morate puhati za vrat i postavljati milijun pitanja.
Dobra je ideja unaprijed dogovoriti točke provjere tako da možete pratiti kako se projekt odvija i prema potrebi prilagoditi svoju podršku.
Trebate provjeravati i postoje li kakvi problemi ili je došlo do promjene uvjeta. Tako možete procijeniti trebaju li se promijeniti određeni parametri poput ovlaštenja ili resursa.
Ponovimo:
Dodatni savjeti za uspješno delegiranje
- Uvijek provjerite: „Razumijete li zadatak?; Imate li sve što Vam je potrebno?“
- Ako je potrebno tražite provjeru razumijevanja – kroz parafrazu.
- Pratite izvršenje – dogovorite točke provjere.
- Provjeravajte je li došlo do problema ili promjene uvjeta.
- Odajte zasluženo priznanje.
- Preuzmite odgovornost za pogreške.
- Procijenite situaciju i unesite promjene.
- Budite fleksibilni.
Vaš je cilj uspjeh i kada se on ostvari, odajte priznanje onima koji su za njega zaslužni. Ako postoje nedostatci ili pogreške, preuzmite za njih odgovornost. Svi će znati tko je što radio, a na ovaj ćete način steći veliko poštovanje i odanost.
S vremena na vrijeme pametno je delegirati u obrnutom smjeru, odnosno prebaciti odgovornost s nekoga drugoga na sebe. Možda ta osoba jednostavno ima previše prioriteta. Možda se situacija zakomplicirala. Vi ste ti koji će to procijeniti.
Poanta je da se u današnjem svijetu stvari mijenjaju, a to znači da morate biti fleksibilni. Parametri delegiranog zadatka će se možda također morati promijeniti.
Ako loše delegirate zadatke, možete očekivati raznovrsne probleme. Kada drugi znaju što se od njih očekuje, i znaju kako imaju sve preduvjete za uspjeh, mogu nastaviti uz pozitivan stav jer znaju da se s izazovima suočavaju u partnerstvu s vama.
Pogledajte video i ponovite korake koji će vam pomoći poboljšati način na koji DELEGIRATE ZADATKE.
Preuzmite upute za DELEGIRANJE ZADATAKA.